Truco de la Semana #12: Programas de Facturación


Nuestro Departamento Informático se ha enfrentado esta semana pasada a uno de sus retos más difíciles.

A causa de varios apagones de luz en algunos polígonos industriales de la isla, muchas empresas han sufrido daños en sus equipos informáticos perdiendo información, estropeando dispositivos del ordenador etc…

Pero el error más importante al que nos hemos tenido que enfrentar es al problema de los Programas de Facturación ( Facturas, Nóminas, Contabilidad… ) que estos ordenadores tienen instalados.

Con este post vamos a intentar dar un poco de luz al tema de la facturación en nuestros ordenadores y empezaremos por el punto más importante:

Copias de Seguridad

Para no volvernos repetitivos te aconsejamos que le eches un vistazo a nuestro anterior post #Truco de la semana #11: Copias de Seguridad clic aquí para ir al post.

Simplemente tenemos que tener claros dos puntos muy importantes :

  1. Las Copias de Seguridad nunca se deben de hacer en el mismo PC donde trabajamos.
    1. Poner un disco duro externo es la mejor opción para hacer las copias de seguridad.
  2. No solo hay que preocuparse de tener nuestras Copias de Seguridad actualizadas, sino también de todo el software que compone nuestros programas de facturación (FacturaPlus, FactuSol, VisualFactu…).
    1. Discos de instalación, claves de usuario,… todos estos datos se nos entregan cuando compramos dichos programas, así que es muy importante tenerlos a mano SIEMPRE.

Imagina por un momento toda la información de tu empresa perdida. Años y años de facturación, nóminas, contabilidad… perdidas por no tener una buena gestión en las Copias de Seguridad, una catástrofe ¿verdad?.

Programas de Facturación

Tenemos en el mercado una amplia gama de Programas de Facturación, en este post vamos a poner tres ejemplos:

  • FacturaPlus: es una herramienta de gestión y administración orientada a pequeñas y medianas empresas. Está creada por la empresa SAGE  y pone en manos de las empresas una gran variedad de herramientas y opciones para tener nuestra gestión organizada. Más información en la web de SAGE. Hoy día es una de las herramientas más usadas por la inmensa mayoría de empresas.
SageSP_logo
  • VisualFactu: otra gran herramienta que incluye además de las opciones de facturación, nóminas, contabilidad, TPV… Creada por la empresa GoldenSoft, potente y muy simple de cara para los usuarios. Más información en GoldenSoft.
Visual Factu
  • FactuSol: esta es la opción económica para este tipo de programas de gestión. Es una excelente opción gratuita que te permitirá manejar, de una manera muy fácil y profesional, todo lo relacionado con las actividades comerciales de tu empresa, simplificando así la gestión de tu negocio. Podrás descargarlo de forma gratuita en la web del creador haciendo clic aquí.
factusol

Muy importante

Elijas cual elijas, el punto más importante a tener en cuenta para trabajar con estos programas y mantener tu información segura es guardar toda la información y soporte que la empresa que contratemos nos entregue, como pueden ser:

  1. Datos de usuarios.
  2. Contraseñas de licencias.
  3. Discos de instalación.
  4. Teléfono de soporte.
  5. Claves para soporte online.

Es muy aconsejable guardar toda la información que podamos junto con nuestras Copias de Seguridad para prever errores que puedan ocurrir en el futuro.

Piratería y programas sin licencia

Todos conocemos a un amigo o amigo de un amigo que se dedica a este inmenso mundo de la informática. Y es muy posible que alguien, en algún momento, nos aconseje ahorrarnos una costosa instalación de los Programas de Facturación. Ya sea pirateando un programa o instalando una versión sin licencia, podremos obtener estos programas sin pagar el dinero que nos piden las empresas antes mencionadas pero desde DMD Electrón S.L. os damos el siguiente consejo:

NUNCA INSTALAR UN SOFTWARE DE GESTIÓN PIRATA.

No es solo por las multas de más de 100.000 € que pueden imponer a las empresas con Software Pirateado, es por la integridad y seguridad de la información que poseemos.

Si tenemos un programa pirateado en nuestro ordenador y se estropea ¿A quién vas a llamar? 

El soporte de estas empresas te ayudarán a instalar y reparar cualquier error que pueda ocurrir con los programas de gestión, pero si no tenemos una licencia activa es muy posible que toda nuestra información se pierda para siempre.

Resumiendo

Para resumir, los puntos más importantes a la hora de comprar un Programa de Facturación serán los siguientes:

  1. Comprar un programa con su licencia ( o en el caso de que sea gratuito, contratar un mantenimiento para su soporte ).
  2. Evitar programas pirateados.
  3. Guardar toda la información que nos entreguen al comprar un Software de Gestión.
  4. Crear un plan de Copias de Seguridad para prever futuros errores.

Con todo esto os deseamos una feliz semana a tod@s y esperamos que no tengan que pasar por la fastuosa situación de perder toda la información en sus ordenadores.